| 加拿大证券业合规管理基本情况与主要经验 |
| 张志红，校坚，史明坤 2009-12-22 |
| 摘 要： |
在以正直与声誉为基础的证券行业中，良好的合规意味着良好的业务，良好的业务意味着良好的合规。随着监管调控力度的进一步加强，新的、复杂的金融投资产品的不断开发和引进，社会对社会保障资金投资安全性的担忧以及大型金融机构的破产，人们对证券公司的合规问题日益关注。当前，加拿大证券公司合规管理就是要求持续监督和评估公司是否符合法律法规要求，包括是否有适当的制度流程来解决潜在的合规问题，并作出汇报和提出建议。此外，合规管理还要发现并防止内部员工或公司客户出现违反法律法规的行为，以避免公司受到法律法规制裁或遭受财务损失，避免公司的声誉因为违规遭到损害。 |
| 关键词： |
加拿大证券业，合规管理，证券监管 |
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在以正直与声誉为基础的证券行业中，良好的合规意味着良好的业务，良好的业务意味着良好的合规。随着监管调控力度的进一步加强，新的、复杂的金融投资产品的不断开发和引进，社会对社会保障资金投资安全性的担忧以及大型金融机构的破产，人们对证券公司的合规问题日益关注。合规管理已经成为加拿大证券行业过去8年发展最快的职业，目前210家证券公司共有2000名合规管理专业人员，其职业增长率在过去8年中增长了40%。近期针对全球金融危机，加拿大监管部门提醒券商在经济和市场低迷时期维持有效合规体系的重要性，特别是当券商将注意力集中在降低公司内部开支，削减人手的时候。
当前，加拿大证券公司合规管理就是要求持续监督和评估公司是否符合法律法规要求，包括是否有适当的制度流程来解决潜在的合规问题，并作出汇报和提出建议。此外，合规管理还要发现并防止内部员工或公司客户出现违反法律法规的行为，以避免公司受到法律法规制裁或遭受财务损失，避免公司的声誉因为违规遭到损害。
一、加拿大证券业合规管理的基本情况
（一）加拿大证券公司合规管理的基本架构
合规架构包括合规职能与合规部门。在加拿大，监管者充分考虑到每家公司的特点，允许各公司灵活采用最适合自身规模、结构和业务类型的合规架构。在一些大型的综合性公司，由于要通过各种渠道提供多种服务和产品，合规管理环境比较广泛和复杂，一般设有专职的合规部门，在首席合规官（CCO）指导下工作。而一些小公司，合规职责则可能由肩负业务线责任的一人或多人承担。因此，最有效的合规架构是既符合监管要求，又符合公司的实际情况、经营目标和组织结构，这才是最佳的合规管理架构。
（二）加拿大合规部门的主要职能
在加拿大，随着时间的推移，公司的经营理念、监管者及客户的期望都在发生改变，证券公司的合规内容也相应发展。过去的合规职能侧重于通过监控发现违反规章和内部制度的现象。如今，除了监控这一职能外，合规还有非常重要的咨询职能，即持续为公司提供关于规章制度的建议，建立和更新合规制度流程，跟踪并解释法规的发展。一个有效的合规管理体系的基本元素包括：一是识别风险；二是制定政策和程序；三是培训和教育；四是监视和审计；五是逐级上报和报告；六是每年重新审查合规体系的有效性；七是动态跟踪监管政策的变化。加拿大证券公司合规部门主要职能包括以下几个方面。
1.制定、实施和维护合规政策与程序
合规部门负责制订一整套明确的政策与程序，并且在整个公司进行有效传达，让全公司上下理解这些政策和程序并自觉执行。一般而言，所谓政策就是指制定公司规则，通常是描述公司某一特定业务领域的规定，而程序则用来实施政策，是用来描述某一特定行动所需要的审批和步骤。有效政策和程序的目标在于确立公司的合规与执行标准，为员工培训提供支持，并为公司的各项活动提供参考。如果没有完善的政策与程序，员工必须依赖自己的判断，或者当已有政策模糊不清或过于笼统时，员工则需要自己对现有政策作出解释，这有时会给公司带来风险。政策与程序的缺乏会对公司以及整个行业带来不利影响，并且会给公司带来重大的监管和诉讼风险。政策和程序手册不仅规定了由谁负责特定的活动和监管职能，而且还规定了各职能的要求以及如何履行这些职能。
2.建立监测与监督系统
持续监测及监督是公司合规部门的核心职能。在管理合规风险时，选用与公司业务类型相适应的监测与监督系统很重要。监控的关键包括帐户审核、交易、资金与证券运作、分支机构或交易柜台监管、反洗钱和反恐怖融资控制。例如对员工的个人交易行为、场外交易和邮件监视等。对机构的监控主要关注防火墙及限制名单等。同时公司经常通过内部或外部的检查来审查评估其监测系统的有效性。
3.建立预警系统
加拿大投资行业监管组织（IIROC）设置早期预警系统是为遭受财务损失的会员公司提出警告。该系统能对财务问题进行评估并实施一系列的限制和制裁措施来避免情况进一步恶化。早期预警措施包括对资本、流动性、收益性或频率的审查，主要是围绕计算风险调整后净资本来展开。规则规定所有证券公司必须随时保持风险调整后资本大于零，当风险调整资本小于零时，该公司应立即通报IIROC。证券公司必须每月及每年向IIROC申报与资金有关的报告，这些报告能有效检测公司的收益性和偿付能力，并能识别业务活动的趋势和变化。
4.开展内部审核与调查
公司执行内部调查、审核以应对违反政策和程序、自律组织规则和监管法规的行为。鉴别和保护文档编制是调查成功的关键，也是诉讼的关键。在调查过程中要注意收集所有客户相关文档编制和沟通信息、有关客户帐户投资时所提供的研究材料等，还要进行必要的访谈。最后完成的调查报告，内容包括事实总结、材料审核、访谈结果、分析和建议等，建议中可包括员工纪律处分、政策或程序变更以及重大客户投诉解决措施等。
5.人员注册管理
鉴于证券行业是以信任与信心为基础的行业，因此要求销售证券或提供投资建议的人员注册，是监管部门保护投资者的主要方式之一。在加拿大，公司不仅要注册成为投资商，而且按照具体职务及IIROC对指定产品提供建议的资格要求，雇员也需要进行注册。公司须确保拥有其员工执业资格注册所需的所有资料。注册登记必须提供真实、完整的信息，与公众、客户或其他证券公司的交易必须做到公平与诚实。一旦公司或其注册员工被发现有任何违反法律法规的行为，公司必须进行内部调查并上报处理结果。合规部门一般还要对招聘员工的历史、从业经历进行尽职调查，并享有雇佣员工决策的否决权。
6.建立并维护合规治理方案，推动合规文化建设
各证券公司都被要求建立并维护一份合规治理方案。该方案的主要作用是在高层确定由谁在公司担负何种监管责任。该方案必须以书面形式存在，并载明IIROC规则要求的“支持合规安排的组织结构和报告关系”。各公司在编制合规方案时一般拥有很大的灵活度，但必须包括下列内容：一是一份列明监管所要求的所有职位的清单；二是明确说明每个职位的要求；三是确定每个职位的上级；四是就任每个职位的程序和责任；五是确定由谁来负责批准合规治理方案。同时，该方案还必须说明CCO向董事会报告的频率以及任何与合规有关的董事会结构等，并且明确定期审查和更新该方案的时间间隔。
7.客户投诉处理
各证券公司均须建立明确的程序以有效处理客户投诉。包括确认每一项客户书面投诉，向其公布调查结果并确保每项投诉相关记录至少保存两年。在加拿大证券公司处理客户投诉一般包括18个步骤，在与客户解决投诉时一般可选择仲裁、投诉网络、调解或通过司法途径解决。严重的不当行为和所有通过司法手段解决的投诉被要求必须通知公司高管层，同时要求公司将投诉和处理结果通过网上投诉系统（Comset）进行报告。
持续分析客户投诉是很有价值的合规工具。公司必须对投诉情况进行全面而及时地复核，并向监管部门和客户报告复核结果，包括对政策及程序的复核并进行恰当记录。公司一般比较重视从投诉中吸取教训，通过跟踪并监测投诉及分析投诉产生的根源，公司可以避免有些问题的重复发生。
8.合规报告
CCO的一项关键责任是要确保有效和及时地报告与合规有关的事项，并妥善向上级报告各种合规问题。年度CCO的报告为董事会履行监督职责提供了必要的信息，实际上也可防止董事会声称对出现的问题不知情。定期合规报告与临时专门报告是合规部门的主要职能之一。CCO必须及时向相关管理人员报告严重合规事件及问题，必要时需要向董事会报告。此外，CCO还被要求将投诉和法律诉讼及时报告给高级管理层和董事会。
在合规报告中，必须包含总体数据和趋势分析，如通过衡量客户投诉量是否增加进行整体和趋势分析。趋势衡量手段能找出潜在的风险区域，为衡量公司整体合规的有效性提供量化指标。
9.合规培训
教育与培训是有效实施合规管理的必要内容。合规部门通常会组织和参与合规相关政策的培训，同时也和人力资源部等其他部门一起进行合规培训，培训的主要内容包括监管新政策、行业新规定以及公司内部的政策和程序。
继续教育是加拿大证券行业持续许可制度的一项主要内容。合规部门在为职员设计培训课程时，一般考虑继续教育对合规的要求。使整体培训工作能满足合规方面的要求，也能满足继续教育需要。
10.合规咨询和审查
为公司各部门提供内部合规、监管与法律建议也是合规部门的职责之一。持续为公司提供关于规章制度的建议，建立和更新相关政策和程序，确保公司的各项业务符合监管要求和内部程序。
合规部门的预先审批包括基于防火墙要求的有关交易的审批、对非加拿大居民帐户的审批以及员工个人交易行为的审批等。同时合规部门还要审核和监测新产品和新服务，随着2007年市场暴跌引发的客户投诉以及“了解你的客户”的概念的进一步深入，对新产品和新业务的事先审批显得更为重要。
11.保持与监管部门的良好沟通并配合监管调查
加强与监管部门的良好沟通是合规部门的职责之一，要求加强与监管部门的联络并对监管检查、质询与调查及时作出反馈。若证券公司及其员工违反证券法规、自律规则，则监管部门和自律组织要对公司合同、业务进行调查，合规部门需要协助调查，包括书面报告任何与调查相关的问题、提供任何调查相关书籍、档案及文件复本并参与调查等。
二、加拿大合规管理的主要经验与启示
在加拿大，合规管理一般遵循三个基本原则：一是没有人的个人底线比公司声誉更重要；二是公司的成功既取决于其所做的业务也取决于其决定不做的业务；三是良好的管理需要创建一种环境，在这种环境中人们能够并且被激励去做正确的事情。近10年来，加拿大证券公司合规管理取得了一些有益的经验。
（一）由规则监管向原则监管转变
基于规则的合规监管也叫规定监管，要求针对公司运营中影响公共利益或市场诚信的各方面问题制订详尽的要求。规则描述了允许和禁止的行为的具体细节，一般通过将事实应用到规则中来决定是否违规，往往关注规则是怎么说的，而不是规则想要达到什么目的。这是加拿大过去的标准，近年来加拿大逐步向基于原则的合规监管方式转变。
2003年英国金融服务管理局率先推出了基于原则的监管要求，尝试实行预防性的、咨询性的监管政策。其立法精神一是更好地保护投资者；二是使市场更有效率。其前提是提供宽泛的一般原则和标准，市场参与者可以选择实现合规的方式，同时使监管比较灵活，能随着复杂、动态和始终变化的市场和产品进行调整，从而能更快适应新产品的推出，使市场更加有效，创建更有竞争力的监管环境和市场。
原则监管从注重流程逐步转向注重结果，可以说是结果导向，使监管者更关注结果，从结果推定合规的有效性。原则监管的重点领域包括信息披露、投资者保护和销售实践、业务行为和员工业务水平标准、“看门人”责任、利益冲突以及监督与合规的结构和程序等。这种方法与基于规则的监管方式相比，更清楚明了，执行成本也较低，因为它允许证券公司根据其业务特点对监督与合规进行调整。它还要求监管时进行职业判断而非仅仅简单依据既定的规范与法规。基于原则的监管要求公司进行充分的作为，因为一旦发生违规，公司就不能简单地说已制定了标准来证实其已经进行了充分的监督。因此，原则比规定和事实更长久，更全面，更有效。
（二）重视建立“高层基调”
证券公司合规的趋势是责任向上延伸。因此，加拿大证券公司都要求设立最终指定人，（Ultimate Designated Person，简称UDP），负责公司行为准则和监管员工的高层人员，一般由董事长、CEO、首席运营官、首席财务官担任，最终指定人负责确保公司制定和执行的相应政策和程序符合监管部门的要求，并就公司行为及公司对员工的监管向监管部门和自律组织负责。最终指定人制度明确公司合规的高管个人的最终责任，强化合规的高层责任是加拿大合规管理的一条成功经验。
证券公司董事和高管必须建立一种“高层基调”，向公司强调合规职能的重要性，展现出对合规的强力支持，同时对合规目标进行优先级排序。只有这样，业务线经理和员工们才会将合规视作一项重要的组织流程，并在重重监管下共同达到企业的目标。公司内部合规文化始于公司最高领导层的观念，管理层所表现出的道德行为对健康合规文化的建立至关重要。当高级领导层将个人或公司利益置于客户利益之前，或对道德行为与监管合规要求任性地抱不在乎的态度，公司的其他人也会仿效。高级管理层必须以身作则树立榜样，并表现出对合规行为的严肃态度。此外，高级管理层还负责将适当的资源分配给合规部门，使该部门能够实施和加强公司的制度和流程。这包括授予监督人员必要的权限以行使他们的职责。如果没有高级管理层的支持，合规建设几乎是不可能的。
（三）了解客户与适当性原则
证券公司必须运用应有的关注来了解与每个客户、每个帐户和每个指令有关的基本事实（即KYC原则），存档的客户帐户文件应该反映客户当前情况的所有实质信息，以确保投资建议的适当性。证券公司必须定期更新这些信息以确保他们了解客户情况的每个实质性变化。
通过了解客户提供的信息来决定适当性。了解客户原则的一个基本应用是确保为每个客户提供适当的投资建议。所有此类建议必须考虑在建议该项投资时，每个客户的独特情形及其投资目标。证券公司必须采取合理步骤，以确保提供给每位客户的关于其现有投资组合的所有信息是准确的，并包含了所有必要的实质信息以供其做出投资决策。此外，适当性原则同时还要求对各个产品进行评估，这就意味着某些复杂的产品比如衍生产品可能就不适合某些客户。
（四）注意合规控制与业务发展的平衡
证券行业几乎所有活动在一定程度上都会有风险，寻求绝对保障并不现实，业务目标和监管标准必须与适当的风险水平相互平衡。建立业务线人员与合规管理人员之间的相互信赖和尊重，把合规人员定位为“业务保护合作伙伴”非常重要。在与公司管理层的伙伴关系中，合规专业人员必须关注近来的监管重点，包括对之前未受监管的金融市场和产品提高透明度的措施。以伙伴的身份被接受使合规管理更容易开展，注意尽量避免仅由于发现了某个风险就中断整个业务的情况。营造对合规的积极观念，用监管要求的、实用的、创造性的且以业务为导向的各种解决方案来平衡业务目标和风险。“以业务为导向”并不意味着对所有想要做的业务均表示赞同，而是在禁止某项交易、或某项活动时，通过探寻切合实际的创造性的替代方案以合规的方式推动业务进程。
（五）坚持基于风险的合规策略
风险管理是做业务的成本，风险评估是合规的中心。基于风险的合规策略通常要求对公司的各类风险进行识别并确定处置风险可用的资源。对风险进行评估和优先排序后，对这些资源相应进行分配。合规人员的知识和经验将会决定采用何种标准进行风险评估和排序，以及如何进行适当的资源配置。基于风险的策略努力在风险的性质和可获得的资源之间进行平衡，并努力将资源向更高风险的事务进行有效分配。
公司的合规体系与风险管理需要根据其业务发展、监管要求及其感知风险的变化进行调整。以前许多公司合规职能的结构通常是按照监管要求设置的，但近来合规却更关注基于风险的策略，而非仅仅跟随和满足监管要求。在必须要满足基本的监管要求后，基于风险的策略还尽力对合规资源进行有效和高效配置。
基于风险的策略可用于确定整个合规部门或者合规部门下级单位的资源配置。例如，一个确立了按年度进行分支机构检查的公司（每个分支机构每年检查一次）可能会利用基于风险的策略来识别高风险和低风险分支机构。由此，公司可能决定高风险分支机构应当每六个月检查一次，低风险分支机构每两年检查一次，而其它分支机构仍然每年检查一次。
（六）合规责任是全公司的责任，并非合规人员的责任
最有效的合规环境是把合规与公司治理和风险管理整合起来的环境。尽管合规专业人员在合规管理体系中扮演重要角色，但合规责任仍归属于整个公司，合规不应被看成是合规部门的独立活动，而是公司整体业务活动的一个重要组成部分，公司董事会、经理层和业务主管共同承担对公司合规的责任和义务，并有责任去考虑和执行合规部门的建议。董事会有责任根据合规部门的报告采取行动。高级管理层有责任建立并维持公司整体合规体系，监督并指导公司业务活动合规。
（七）重视职业道德与职业精神在合规管理中的作用
正确的价值观指导人们的思维，思维决定行动。良好的职业道德建立在正确的价值观的基础之上，以职业道德约束执业行为是有效规避合规风险的内在动因，职业道德约束是证券公司合规运作的基础。
职业道德是指导行为的一系列道德信条和价值观。合规从监管法规而来，但道德却既需符合法律条文的规定，也需符合法律精神。法规不可能详尽所有的可能性，当规章制度不能直接适用时，道德原则可以帮助指导行为。指导决策的道德原则包括勤勉尽责、诚信、诚实与公正、专业化标准、遵守证券法规、保守秘密等。有效的道德守则是创造以公司价值与抱负为核心的企业文化的有效工具。符合职业道德的业务行为可提升公司声誉，有效的职业道德规范有助于创造以价值为核心的牢固的企业文化。
（八）证券公司被赋予资本市场
“看门人”职责证券公司作为市场看门人，所守之门是市场诚信之门，要切实履行保护公司、客户以及证券市场的职责。证券公司不仅自身要远离违规交易，采取合理措施防止员工涉入违规交易，还必须监督客户的违规交易，进行适当调查并向证券监管机关报告。如应合理设计监督和合规监视的程序，以便察觉可能违反证券法规的帐户活动，如使用操纵或欺诈的方式进行的交易，有洗钱和为恐怖组织融资嫌疑的交易等。
2005年4月1日，加拿大自律组织首次以规则形式明确了证券公司“看门人”的职责，主要是针对操纵性和欺骗性的活动，并建立了一个正式的网上报告程序。要求如果会员的管理人员、董事、合伙人或员工知道了公司帐户、非客户帐户或客户帐户中存在违反某些交易规则的活动，则要向业务监督者或合规部报告。业务监督者或合规部门必须尽力进行审查，找出涉及的客户和员工，如果审查的结论是可能有违规的情况存在，就必须通过网上报告系统向自律组织报告。
（九）多维度对合规管理有效性进行量化评估
加拿大在对证券公司合规管理有效性进行评估时，一般从以下四个角度进行度量：一是当“合规”失败时，将短中长期财务成本降至最低的能力，包括监管罚金在内的直接财务成本、间接财务成本、合规管理职能能否节约成本并控制在预算之内；二是作为金融机构在道德、诚信度与合规性方面的声誉情况，包括客户、公众对公司的道德、公平对待与合规性的评价如何，导致反面公众形象的合规事件的性质、种类与数量；三是提供高水准的内部与外部服务情况，包括内部监控的质量与记录情况、监管审查和内部审计结果、服务与满意度调查结果；四是对于监管的正面理解并将潜在监管处罚降到最低情况，包括及时、有效与系统地实施补救行动以纠正所有发现的缺陷，及时、积极地实施适当的新政策和程序，以反映监管要求的新变化与行业最佳方法，能否作为行业领袖参与监管过程与规则制定等。
在具体评价时一般选用以下标准：一是未解决的客户投诉有多少？公司对投诉的处理是否迅速彻底？二是监管部门对公司的声誉评价如何？公司在合规问题上与监管者是什么关系？是主动咨询还是被动响应？合规是否主动关心？或只是事后回应？三是宣称问题已解决的内部报告的可靠性有多大？四是是否有人指控公司有错误行为？五是合规是否是公司培训内容的一部分？所有员工都参加培训还是其中一部分参加？六是对待那些犯了错误的员工是否一视同仁？七是处理争端是否及时果断？
加拿大证券公司合规管理的实践表明，合规管理不是外部强加的业务成本，而是一种可避免风险的审慎的业务活动，有效的合规管理能成为公司的业务资源，能给公司带来价值。随着新业务和新产品的推出，合规职能也在不断被赋予新的内涵，合规的角色正逐步从被动变为主动，并对包括监管机构、客户和股东在内的外部利益相关者负责，通过保护市场的公正公平来保护行业的声誉，促进行业的健康发展。
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